Em diversos fóruns, congressos e aulas que participo, sempre sou questionado sobre quais as boas práticas de inventário físico de mercadorias que os varejistas atualmente praticam.
Geralmente inicio minha abordagem sobre o tema, começando com a seguinte frase: “A melhor prática esta diretamente relacionada com o nível de maturidade tecnológico e de processos de gestão da sua empresa.
Com o objetivo de estabelecer um guia como referencia para as empresas, compilei neste artigo as principais modalidades de inventário que pude evidenciar em meus 20 anos de experiência profissional e acadêmica no varejo.
Tomei como referência o Inventário Físico Total e não levei em consideração se o Inventário é realizado por equipe interna ou terceirizada e também, como ocorre a preparação para o dia oficial de contagem.
Para facilitar o entendimento, classifiquei as diferentes formas de execução de inventário em 5 níveis de Maturidade, são eles:
Nível 1 - Validação do Estoque Físico
Processo Físico
Nesse nível, o objetivo é validar o estoque físico dos produtos e mercadorias através da igualdade de pelo menos duas contagens realizadas por inventariantes diferentes. Geralmente a equipe responsável pela organização, faz a divisão prévia para os responsáveis pelas contagens e após a conclusão das duas contagens e seu respectivo confronto, se define a responsabilidade de uma terceira contagem ou quantas forem necessárias, por inventariantes diferentes ou alguém com perfil de liderança. Após finalização do inventário é gerado a Posição de Estoque
O processo de confrontação do estoque físico com o contábil ocorre apenas após a finalização do inventário.
Processo de Análise
No processo de análise, são apuradas as perdas e sobras de inventário, através da comparação do estoque físico inventariado com a posição de estoque sistêmico congelado no dia do inventário.
Todo o processo de análise, quando feito, é realizado de forma manualmente para a identificação de possíveis causas das diferenças.
Características
- Inventário é realizado com a loja fechada, acarretando muitas vezes em perdas de venda pelo fechamento antecipado da loja
- Baixo nível de maturidade ou inexistência de controle de gestão das perdas
- Maior tempo de execução do inventário e maior custo na operação total
- Geralmente as empresas possuem uma limitação tecnológica
Nível 2 - Validação do Estoque Físico com Gestão de Riscos
Processo Físico
Nesse nível, o objetivo é validar o estoque físico através de apenas uma contagem física de produtos e conferência dos produtos de maior valor agregado, maior risco de furtos e perdas e maior nível de ruptura. O objetivo dessa modalidade de inventário é o de otimizar o processo de contagem, conferindo apenas os produtos de maior impacto e relevância, porém, é muito importante que a empresa tenha informações gerenciais consistentes para identificação prévia dessa lista de produtos. Após a contagem dos produtos e recontagem dos produtos PAR, ocorre a confrontação das duas contagens e caso não ocorra a igualdade, uma terceira contagem se faz necessária, ou outras até que ocorra a igualdade. Após finalização do inventário é gerado a Posição de Estoque.
Processo de Análise
O processo de análise é idêntico ao Nivel 1, isto é, são apuradas as perdas e sobras de inventário, através da comparação do estoque físico inventariado com a posição de estoque sistêmico congelado no dia do inventário.
Todo o processo de análise, quando feito, é realizado de forma manual para a identificação de possíveis causas das diferenças.
Características
- Inventário é realizado com a loja fechada, acarretando muitas vezes em perdas de venda pelo fechamento antecipado da loja
- Boa prática do varejista na gestão de riscos, gestão de ruptura e gestão de produtos de alto risco (PAR)
- Menor tempo e custo na operação em relação ao Nível 1
Nível 3 - Validação do Estoque Físico com o Sistêmico
Processo Físico
Essa modalidade de inventário caracteriza-se pela agilidade no processo de contagem e principalmente, pelo ganho de produtividade no processo de análise. O Estoque também é contado uma única vez. A confrontação com o estoque congelado (no dia do inventário) ocorre durante o processo de inventário, isto é, após a contagem do produto, ocorre o carregamento da quantidade correspondente no sistema e na sequencia, apura-se a perda e/ou sobra através da comparação entre as duas posições de estoque (contábil x físico). Conforme critérios de filtro (risco), gera-se a necessidade de uma outra contagem para confirmação da contagem e/ou correção. Após finalização do inventário é gerado a Posição de Estoque.
Processo de Análise
Durante minha pesquisa, identifiquei que as empresas que se encontram nesse nível de maturidade, também estão utilizando ferramentas de Business Inteligence (BI), tornando o processo de análise mais eficiente e produtivo.
São utilizados Consolidadores de Eventos, para garantir o máximo de acurácia na posição de estoque sistêmico através do monitoramento das notas fiscais de entrada/transferência, saldos negativos, atualização das vendas, etc . Trata-se de uma ferramenta essencial para evitar perdas de estoque originadas por processos administrativos ineficientes além de gerar maior produtividade e qualidade dos resultados.
Características
- Inventário é realizado com a loja fechada, acarretando muitas vezes em perdas de venda pelo fechamento antecipado da loja
- Menor custo na operação em relação aos níveis 1 e 2.
- Alto nível de Automação Comercial do Varejista
- Dificuldade de Operacionalização por terceiros (Necessidade de Customização da ferramenta pelas empresas terceiras)
Nível 4 - Validação do Estoque Físico com a Loja Aberta
Processo Físico
Esse inventário caracteriza-se pela execução com a loja aberta em razão da possibilidade de recomposição dos estoques. Os varejistas que estão nesse nível de maturidade geralmente realizam seus inventários por departamento, priorizando áreas próximo a bateria de caixas, maior volume de vendas e departamentos com produtos de alto risco. O estoque contábil também é congelado e o inventário físico finalizado por etapas, sendo que as vendas ocorridas antes da contagem, são consideradas no estoque físico para efeito de cálculo de perda. Essa modalidade de inventário exige um nível de maturidade tecnológica e de gestão de processos muito grande na empresa. Não se recomenda queimar etapas e partir para o Nível 4 de forma direta sem que os controles internos estejam maduros e representem as melhores práticas de mercado.
Outro ponto de destaque nessa modalidade é considerar a meta estabelecida do departamento e também dos produtos de alto risco. A motivação para a realização de uma segunda contagem pode ocorrer considerando a comparação do estoque congelado versus o estoque físico (com a recomposição das vendas) e também, considerar as metas de perdas definidas, caso o índice de perda do departamento e/ou mercadoria não se apresente de uma forma aceitável, a recontagem é realizada.
Processo de Análise
Como no Nível 3, a eficiência de análise se dá com a utilização de conciliadores de eventos (vendas, nota fiscal de entrada, etc) e principalmente com a adoção de conciliadores de diferenças, gerando maior clarificação das causas das perdas. Um exemplo da aplicação dos conciliadores de diferenças é o de comparação das faltas/sobras do corrente inventário com o anterior, isto é, caso ocorra a igualdade, não há a necessidade de uma recontagem e/ou uma análise mais profunda por tratar-se de uma correção do processo falho anterior.
Outro exemplo de conciliadores de diferença é o de comparar as faltas apresentadas no inventário com outras movimentações de estoque como cancelamentos, devoluções de clientes e entrada de produtos sem venda, caso ocorra alguma igualdade nesses casos, é possível identificar falhas operacionais e até mesmo fraudes.
Características
- Contagem é realizada por departamento, priorizando áreas mais próximas aos caixas e departamentos com PAR. Geralmente, o inventário inicia-se logo na abertura da loja ou um pouco mais cedo. Em lojas 24hs, pode ser realizado a noite.
- Baixo Impacto nas vendas, o que permite a realização de inventários com uma frequência maior.
- Alto nível de Automação Comercial do Varejista e de processos de gestão.
- Risco de Perda dos produtos que estão em posse dos clientes durante o processo de contagem
Nível 5 - Validação do Estoque Físico com a Loja Aberta (On-line)
Processo Físico
Esse é o modelo “The State of Art”, isto é, o “O Estado da Arte” dos processos de inventário. Assemelha-se muito com a modalidade do Nível 4 em razão da realização do inventário com a loja aberta, porém com uma diferença bastante significativa, não há recomposição dos estoques, isto é, cada estoque é congelado de acordo com o dia e horário de sua contagem. Como há riscos de falhas na recomposição, caso os controles não sejam eficientes, nessa modalidade o risco é menor e as informações mais amigáveis, pois a quantidade física reflete a contagem inventariada.
Após a finalização das contagens, ocorre o comparativo com os estoques congelados, com as metas definidas por departamento e PAR, recontagens são realizadas e a posição de estoque é gerada, conforme detalhado no Nível 4.
Processo de Análise
O processo de análise é idêntico ao detalhado Nível 4, isto é, a análise é realizada com o uso de Conciliadores de Movimento e de Diferenças para identificação das possíveis causas das diferenças e possíveis ajustes.
Características
- Contagem é realizada por departamento, priorizando áreas mais próximas aos caixas e departamentos com PAR. Geralmente, o inventário inicia-se logo na abertura da loja ou um pouco mais cedo. Em lojas 24hs, pode ser realizado a noite.
- Baixo Impacto nas vendas, o que permite a realização de inventários com uma frequência maior e maior atratividade para realização de Inventários Rotativos (Cíclicos).
- Alto nível de Automação Comercial do Varejista e de processos de gestão.
Conclusões Finais
Esse artigo apresentou os diferentes Níveis de Maturidade de Inventário das empresas. Com absoluta certeza as empresas médias e grandes enquadram-se em algum nível apresentado, porem essa não é uma realidade, um número bastante significativo de empresas no Brasil ainda não realiza inventários, não sendo possível identificar a real perda de seu negócio e gerando uma margem irreal.
O inventário além de sua característica de complicance e obrigatoriedade legal, também é uma ferramenta de gestão essencial para o negócio. Não podemos esquecer que o inventário é o meio para se obter um indicador que nesse caso é a perda de estoque, trata-se de uma fotografia do momento. O inventário não pode ser o vilão de um resultado ruim e sim, o sinalizador do que algo pode estar errado e poder corrigi-lo. Por esse motivo, torna-se tão essencial para o negócio.
Em que nível de maturidade de Inventário você está?
Bom Inventário!
Fonte: http://www.prevenirperdas.com.br/
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