Sim, o título deste artigo é
provocativo, e assim como não há receita clara para o sucesso, o que abordarei
aqui serão pontos relevantes e que, se bem aplicados e mantidos, deverão gerar
excelentes resultados nas perdas de seu negócio, colaborando assim para melhora
na experiência de compra do cliente e para o lucro líquido da companhia.
Antes de iniciar as orientações
gostaria de analisar os resultados atuais, conforme apresentação realizada na
Abrappe, informações que foram geradas mediante a análise de indicadores de
varejistas em todo o Brasil. Nessa pesquisa a perda de drogarias e farmácias,
atingiu em 2023 (ano base) 0,90% considerando o total de perdas a custo
pelo total de faturamento do mesmo período, uma redução de 20,35% e 4,65% maior
que o menor índice medido que foi em 2015.
Já o nível de acurácia
qualitativa de estoques que apresenta quão correto é nossos estoques
físicos frente a posição de sistema alcançou 88,33% com queda de quase 5%,
frente a 92,97% do ano anterior, o que significa que a cada 100 produtos em
sistema 12 deles não possuem a mesma quantidade no estoque físico, impactando
assim nas compras, distribuição e no atendimento ao cliente, pois podemos ter
situações de excesso ou também de ausência destes itens.
Outro ponto de atenção foi o
índice de ruptura que em 2023 atingiu 2,37% na Operacional e 4,16% na
Comercial, totalizando 7,83%, uma melhora de 30% frente a 2022.
Tendo estes resultados como ponto
de partida, percebemos que há oportunidades, e assim como qualquer negócio, é
somente através de uma gestão eficiente, que nossas farmácias e drogarias
poderão garantir a saúde financeira e a satisfação dos clientes, sendo este, um
setor onde a rotatividade e a sensibilidade dos produtos são críticas, o
essencial é implementar estratégias robustas para minimizar perdas e otimizar
os resultados.
A seguir, apresentarei uma
abordagem que talvez seja inovadora (total/parcial) e que combina boas práticas
aplicadas hoje pelo mercado, com Análises Preditivas e Prescritivas, Business
Intelligence (BI), Inteligência Artificial (IA) e outras soluções, para
enfrentar os desafios associados a medicamentos éticos, controlados,
termolábeis, genéricos, similares e também não medicamentos.
- Análise Preditiva e Prescritiva: Antecipando e Agindo
- Business Intelligence (BI): Transformando Dados em Decisões
- Inteligência Artificial (IA): Automação e Otimização
- Outras Soluções e Tecnologias Emergentes
- Fazer o básico é sempre um passo para o resultado
1. Análise Preditiva e Prescritiva: Antecipando
e Agindo
A análise preditiva usa dados históricos e técnicas estatísticas para prever tendências e comportamentos. Em farmácias e drogarias, isso pode significar a previsão de demanda para medicamentos específicos com base em padrões sazonais, históricos de vendas e fatores externos, como surtos de doenças ou mesmo variações na disponibilidade de fornecedores. Essa capacidade de antecipar necessidades pode permitir possíveis ajustes no estoque e na oferta de produtos, evitando assim, possíveis situações de escassez ou um excesso (lembrando que na escassez perdemos venda e até o cliente e no excesso produtos podem perder sua validade ou possível impacto na margem pela prática de descontos nos itens próximos do vencimento).
Ainda como continuidade de uma
estratégia, podemos utilizar a análise prescritiva que vai além, pois ela
passa a oferecer recomendações específicas sobre como agir para atingir
objetivos desejados. Por meio de modelos preditivos, essa abordagem pode
sugerir ações concretas para otimização dos estoques, como ajustar pedidos com
base em previsões de demanda e condições climáticas, dados demográficos, características
dos medicamentos e não medicamentos, custos, preços, informações de
fornecedores (como a disponibilidade já mencionada), possíveis regulamentações e
até fatores econômicos, ou implementar estratégias para evitar o vencimento de
medicamentos controlados.
2. Business Intelligence (BI): Transformando
Dados em Decisões
Já muito utilizado por várias empresas, mas não por todas as áreas, o Business Intelligence é uma ferramenta poderosa que transforma dados brutos em informações consolidadas e por vezes mais claras quanto a leitura do usuário. Com sistemas de BI, farmácias e drogarias podem consolidar dados de vendas, inventário (perda não identificada), informações de quebra operacional (perda identificada), tendências de mercado e outras, em dashboards intuitivos e que direcionam as equipes a realizar ações onde realmente há oportunidade. Esses dashboards permitem monitorar o desempenho em tempo real, identificar padrões de compra, gerar relatórios detalhados sobre a rotatividade de produtos, análise de produtos de curva A, B e C, etc.
Através do BI, as farmácias podem
identificar quais medicamentos estão vendendo bem e quais estão em risco de vencimento,
facilitando a tomada de decisões informadas sobre promoções e ajustes de
estoque, e dependendo da estratégia utilizada, isso pode ser feito desde os
Centros de Distribuição até as lojas, permitindo que as ações sejam mais
rápidas. Além disso, é possível analisar variados cenários, como por exemplo a
margem de lucro de diferentes produtos e ajustar preços e estratégias de compra
de forma mais eficiente, avaliar trocas e devoluções recorrentes, etc.
3. Inteligência Artificial (IA): Automação e
Otimização
Enquanto as análises preditivas e prescritivas trabalham baseados em fatos históricos, a IA pode analisar informações em real time, reagindo de forma instantânea e aprendendo de forma continua, podendo assim revolucionar a gestão de farmácias e drogarias ao automatizar processos e fornecer insights profundos. Algoritmos de IA podem analisar grandes volumes de dados para identificar padrões complexos que são difíceis de perceber manualmente. Isso pode incluir a previsão de demanda com maior precisão, a detecção de padrões de fraude e o ajuste automático de níveis de estoque.
Além disso, a IA alinhada a
aplicação de sensores de IoT (Internet das coisas), pode ser utilizada para
otimizar a gestão de medicamentos termolábeis, monitorando continuamente as
condições de armazenamento e ajustando as condições para garantir a integridade
do produto. Em relação aos medicamentos controlados, sistemas baseados em IA
podem ajudar a rastrear e prevenir desvios e perdas, garantindo conformidade
com regulamentos e evitando problemas legais.
É importante ressaltar que mesmo
havendo um grande avanço na qualidade das IAs disponíveis e em sua
popularização assustadora, ainda há limitações pontuais que devem ser avaliadas
de forma individual, pois poderão variar de empresa para empresa, mesmo dentro
do mesmo setor de atuação:
1.
Disponibilidade e Qualidade dos Dados
2. Conformidade
Regulatória Complexa
3. Integração
com Sistemas Legados
4. Limitações
de Infraestrutura
5. Restrições
Orçamentárias
6. Fatores Culturais
e Comportamentais
7. Necessidade
de Capacitação e Especialização
4. Outras Soluções e Tecnologias Emergentes
·
Sistemas de Gestão de Inventário: Softwares
avançados que integram informações de vendas e estoque, oferecendo previsões e
recomendações para melhorar o nível de acurácia e reduzir o de ruptura com
ações pontuais, como por exemplo expor itens que estão somente no estoque da
loja (ruptura operacional) e reduzir o excesso de estoque em especial de itens
que estão com excesso de dias parados, mas que possuem boas vendas em outras
unidades ou que poderiam se melhor trabalhado dentro da loja.
·
Tecnologia de Rastreamento e Monitoramento:
Dispositivos e sensores (aplicação IoT) para monitorar as condições de
armazenamento e rastrear a movimentação de produtos, garantindo assim, que os
medicamentos sejam mantidos em condições ideais e reduzindo o risco de perdas.
·
Ferramentas de auditoria: soluções que
através de um celular permitam validar itens como por exemplo se o preço
exposto é o mesmo do sistema e com isso reduzir descontentamento de clientes na
frente do caixa ou direcionando os esforços das equipes onde há as maiores
oportunidades de resultado, mas permitindo ao gestor ter uma avaliação geral,
por regiões, lojas, departamentos, fornecedores ou mesmo produtos.
·
Plataformas de E-commerce e Omni-channel:
Facilitar a compra online e o acesso a uma gama mais ampla de produtos pode
ajudar a otimizar o estoque e reduzir perdas devido a excesso de produtos não
vendidos. Vale lembrar que quanto maior as ações em omnichannel, maior a
necessidade de um alto nível de acurácia de estoques.
5. Fazer o básico é sempre um passo para o
resultado
1. Redução de Perdas por
Vencimento:
- Controle de FEFO:
Realize a rotação de estoques utilizando o método FEFO (first expired/first out)
ou conhecido como PVPS (primeiro que vence primeiro que sai), para garantir que
produtos com datas de vencimento mais próximas sejam vendidos primeiro, isso
deve ser revisado na área de vendas, no estoque, nos centros de distribuição e
entre eles.
- Monitoramento de
Datas: Utilize sistemas automatizados para rastrear as datas de vencimento dos
medicamentos e gerar alertas antecipados para itens próximos ao vencimento,
quanto mais informação a loja possuir, mais eficiente são as ações para reduzir
tais perdas.
- Revisões
Regulares: Faça revisões periódicas dos estoques para remover produtos vencidos
ou quase vencidos e ajustar as compras com base nas demandas reais, bem como
realizar ações pontuais para reduzir impacto da perda.
2. Redução de Perdas por
Avaria:
- Condições de
Armazenamento Adequadas: Mantenha os produtos em condições apropriadas de
temperatura e umidade, e utilize embalagens adequadas para minimizar danos.
- Treinamento de
Funcionários: Treine os funcionários sobre o manuseio correto dos produtos para
evitar quebras e danos durante o armazenamento e o transporte, é importante
haver conscientização (explique sempre o porquê das coisas) e não somente
informar o que deve ser feito.
- Inspeções
Regulares: Realize inspeções regulares para identificar e corrigir qualquer
problema nas condições de armazenamento e manipulação.
3. Redução de Furtos:
- Segurança Física:
Instale câmeras de segurança e sistemas de alarmes para monitorar as áreas de
armazenamento e as áreas de atendimento ao cliente.
- Controle de
Acesso: Implemente sistemas de controle de acesso para áreas restritas e
monitore o acesso ao estoque.
- Políticas de
Segurança: Estabeleça e faça cumprir políticas rígidas de segurança e conduta
para funcionários e clientes.
- Suporte de
Tecnologia: Busque por soluções que apoiem na identificação e especialmente
inibição de furtos, tendo em mente a análise de viabilidade financeira da
solução.
4. Redução de Erros de
Inventário:
- Sistemas de Gestão
de Inventário: Utilize sistemas de gestão de inventário para registrar e
rastrear entradas e saídas de produtos, garantindo a precisão dos dados.
- Contagens
Regulares: Realize contagens físicas de estoque regularmente e compare com os
registros do sistema para identificar e corrigir discrepâncias.
- Treinamento e
Procedimentos: Treine os funcionários nos procedimentos corretos de registro e
controle de inventário para reduzir erros.
5. Redução de Erros
Administrativos:
- Padronização de
Processos: Estabeleça procedimentos operacionais a serem mantidos como padrão para
todas as atividades administrativas, como processamento de pedidos e controle
de pagamentos.
- Automação de
Processos: Utilize ferramentas de automação para minimizar a intervenção manual
e reduzir a probabilidade de erros humanos.
- Revisão e
Auditoria: Realize revisões e auditorias periódicas das operações
administrativas para identificar e corrigir possíveis erros e com o resultado
foque apenas o que deve ser melhorado, isso gera conversas mais objetivas. Aqui
é importante controlar o avanço das avaliações, atuar de forma pontual em
situações recorrentes e dar apoio, pois é fundamental que a área esteja junto
na solução de problemas e não apenas sirva para pontuar erros, sendo que o
ideal é tratar tudo como oportunidade.
6. Redução de Fraudes:
- Controle e
Monitoramento: Implemente sistemas de controle para monitorar transações e
acessos a dados sensíveis, detectando atividades suspeitas.
- Segurança de
Dados: Proteja os dados financeiros e de clientes com criptografia e outras
medidas de segurança cibernética.
- Políticas e
Treinamento: Estabeleça políticas claras contra fraudes e forneça treinamento
contínuo para funcionários sobre como identificar e reportar atividades
fraudulentas.
Vale destacar ainda que o gestor deve ponderar e direcionar
suas equipes tendo como base a definição de prioridades, o ideal é uma atuação
80/20, onde o foco será sempre o maior resultado financeiro, trazendo assim a
visibilidade necessária sobre as ações da área.
Conclusão
A adoção de Análises preditiva e
prescritiva, Business Intelligence, Inteligência Artificial e outras soluções
tecnológicas é crucial, mesmo que de forma parcial e gradativa, para gestão de
estoques e redução de perdas em farmácias e drogarias. Essas ferramentas não
apenas ajudam a prever e responder a mudanças no mercado, mas também
proporcionam uma base sólida para uma gestão eficiente e estratégica.
Implementar essas abordagens permitirá melhorar a precisão do estoque, otimizar
a operação, e com isso, oferecer a melhor experiência de compra aos clientes,
garantindo assim o sucesso e a sustentabilidade do negócio.
Contudo, implementar e manter
ações básicas ajuda a criar uma base sólida para a gestão das lojas,
minimizando perdas e melhorando a eficiência operacional.
Vale ainda ressaltar, que para
a referida adoção destas soluções, os gestores requerem avaliar se o cenário
atual permite tal aplicação, seja pelo uso de recursos ou mesmo pela estrutura
atual e também, mas não menos importante, entender e validar se os resultados
obtidos realmente geram o retorno necessário.
Por fim, a combinação de tecnologias adequadas, processos bem definidos e treinamento contínuo são fundamentais para enfrentar desafios e garantir a integridade e a segurança dos negócios e o ponto de equilíbrio passa por uma análise individual e que reque alto nível de maturidade dos gestores.
Nenhum comentário:
Postar um comentário