Olá, amigos!
Neste artigo, deixarei algumas dicas básicas de como preparar
um relatório de ocorrência voltado para
Segurança Empresarial, para ser
apresentado à Alta
Administração.
O relatório deve ser objetivo e constar os principais fatos
da ocorrência, com fotos e documentos que deem
embasamento para tomada de decisão.
1.
Cabeçalho
Separe o cabeçalho em três linhas. Na primeira, coloque o
nome da sua área, use fonte Calibri e tamanho de 14,5 em negrito. Na
segunda, coloque o nome da sua empresa e o contador de
páginas e use a fonte Calibri com o tamanho de 7,5 em negrito. Na
terceira, coloque do que se trata o relatório. Ex.: Ocorrência, local (estabelecimento) e a data. Use a fonte
Calibri com o tamanho de 7,5.
2.
Capa
a)
Coloque o emblema da empresa;
b)
Tipo de Documento. Exemplo: RO –
Relatório de Ocorrência;
c)
Nome do local da ocorrência.
Exemplo: Loja XPTO.
3.
Sumário Executivo
O Sumário Executivo é o resumo sintetizado dos principais
pontos da ocorrência e deve ser capaz de comunicar e esclarecer.
Lembre-se que você vai apresentar as informações escritas a
um gestor ou diretor e estes possuem poucos minutos para
lerem um relatório e tomarem uma decisão. Por isso da importância de elaborá-lo
muito bem. Ele que ditará se o executivo terá interesse em ler todo o relatório posteriormente.
4.
Informações
a)
Informações gerais:
·
Data da ocorrência;
·
Cidade, local;
·
Nome da loja;
·
Nome do gerente da loja;
·
Telefone do gerente da loja;
·
Nome do regional;
·
Telefone do regional.
b) Informações específicas
do sinistro
·
Modalidade do sinistro. Ex. furto, arrombamento,
assalto, etc.;
·
Foi com a loja aberta ou fechada?;
·
O alarme estava
acionado?;
·
Horário do Ocorrido;
·
O gerente foi acionado?;
·
A empresa de segurança foi acionada?;
·
A polícia foi acionada?;
·
Sinistro tentado ou consumado?;
·
Estoque invadido?;
·
Houve subtração de produtos? Quais?
·
Houve subtração de valores? Quanto?
·
Valores subtraídos dos caixas ou
cofres?
5.
Recursos de Segurança
·
A loja possui sistema de alarme? Monitorado por quem?
·
A loja possui CFTV? A ocorrência foi gravada?
·
A loja possui cofre? Qual?
6.
Detalhamentos
a)
Detalhamento do Sinistro :
Procure
detalhar o sinistro com todas as informações apuradas, tais como:
·
Data e horário;
·
Pessoas envolvidas;
·
Características da ocorrência;
·
“Modus Operandi” dos marginais.
b)
Relatório de Monitoramento:
Caso a ocorrência tenha acontecido com a loja fechada, insira
as informações da central de monitoramento ou da empresa de segurança.
7.
Cronologia da Ocorrência
Nesse ponto é importante esmiuçar com horários toda a
cronologia da ocorrência. Caso o sistema de
CFTV tenha captado toda ação, coloque as imagens em ordem cronológica.
8.
Fotos
Insira fotos da
ocorrência, como, por exemplo:
·
Local de entrada dos meliantes,
·
Locais com danos;
·
Equipamentos danificados;
·
Outras fotos que se fizerem
necessárias.
9.
Ações adotadas logo após a ocorrência
Informe todas
as ações que foram tomadas logo após a comunicação da ocorrência.
10.
Análise dos fatos
Nesse ponto o executor do relatório, que deve ser o mesmo que
atendeu ocorrência, deve colocar a sua
percepção sobre os fatos de forma resumida e objetiva.
11.
Recomendações
Sempre que houver uma ocorrência, recomendações de melhoria
estrutural, de segurança ou de processo devem ser feitas.
12.
Publicação dos dados de quem elaborou o relatório
Insira seu nome
e função, assim como o nome do seu gestor imediato e a data.
Autor: André Ochoa - Consultor e Profissional de Prevenção de Perdas e Segurança Patrimonial com vasta experiência no varejo e na prestação de serviços.
Nenhum comentário:
Postar um comentário